6 Cara Untuk Membuat Pertemuan Benar-Benar Berguna Menurut Ilmu

Gunanya, pertemuan yang melelahkan adalah kutukan keberadaan sebagian besar karyawan. Dengan perkiraan 55 juta rapat kerja di AS per hari, Anda terikat untuk mengalami yang buruk yang membuat Anda melihat jam dan berdoa untuk diletakkan keluar dari kesengsaraan Anda. Empat puluh tujuh persen dari pekerja yang disurvei oleh Salary.com pada tahun 2012 melaporkan bahwa “terlalu banyak pertemuan” adalah mereka atas waktu-pemboros di tempat kerja. Tapi itu tidak harus dengan cara ini, sebuah buku baru berpendapat. Dalam Mengejutkan Ilmu Rapat, Steven G. Rogelberg, seorang peneliti pertemuan ilmu pengetahuan dengan dua dekade pengalaman, menarik dari studi, survei perusahaan dan kisah sukses untuk berbagi bagaimana Anda dapat membuat pertemuan benar-benar berguna. Sadarilah bahwa bahkan jika Anda menyukai pertemuan, tidak semua orang lain melakukannya. Mengutip penelitian yang menghubungkan kepuasan pertemuan dengan partisipasi, Rogelberg kata pemimpin rapat biasanya memiliki pengalaman yang terlalu positif dibandingkan dengan peserta karena mereka adalah orang-orang berbicara paling. “Jika Anda berbicara banyak, Anda lebih mungkin untuk berpikir pengalaman pertemuan itu bagus,” ia menjelaskan dalam buku ini. Untuk keluar dari bias ini, Anda perlu melihat melampaui asumsi Anda dan langsung meminta peserta apa yang mereka pikirkan struktur pertemuan, Rogelberg merekomendasikan untuk HuffPost. “Jangan menganggap pertemuan bekerja. Melakukan survei tiga menit dengan orang-orang yang secara teratur menghadiri pertemuan Anda tentang apa yang terjadi dengan baik, apa yang tidak begitu baik, dan apa yang bisa saya lakukan lebih baik,”katanya. Anda juga perlu memindai perilaku peserta untuk petunjuk tentang apa yang mereka tidak memberitahu Anda keras. “Jika ada satu orang di ruangan itu yang benar-benar mendominasi selain Anda, Anda mungkin tidak menjalankan pertemuan yang baik,” katanya. Tidak ada yang menikmati pergi ke sebuah pertemuan selama satu jam yang bisa saja email. Ini membuang-buang waktu semua orang, dan waktu adalah sumber daya yang langka. Sebuah studi Bain & Co menemukan bahwa pertemuan mingguan dengan manajer tingkat menengah adalah biaya satu perusahaan sekitar $ 15 juta setahun. Untuk mencegah hal ini, hati-hati mempertimbangkan mengapa Anda memegang pertemuan. “Salah satu hal yang saya anjurkan adalah bahwa seorang pemimpin dapat berpikir tentang agenda mereka tidak harus sebagai topik, tetapi sebagai pertanyaan yang harus dijawab,” kata Rogelberg. Jika pertemuan Anda terutama untuk mendistribusikan informasi, memanfaatkan alat komunikasi lainnya, Rogelberg menyarankan. Rapat yang baik untuk ketika Anda mencari informasi, seperti mengajukan pertanyaan dan membutuhkan reaksi, katanya. Menantang konvensi pertemuan selama satu jam. Dalam bukunya, Rogelberg mencatat bahwa ketika program perangkat lunak kalender seperti Microsoft Outlook diperkenalkan, 60 menit adalah pengaturan default. Tapi menebang waktu benar-benar dapat meningkatkan kinerja karena kita bekerja terbaik di bawah tekanan, sesuai dengan prinsip psikologis disebut hukum theYerkes-Dodson. Jika Anda tahu pertemuan itu biasanya memakan waktu satu jam, cobalah panggilan kembali dan melihat apakah masih bekerja. Anda ingin menghemat waktu karyawan yang berharga bila memungkinkan. kemajuan teknologi berarti bahwa Anda dapat mengadakan pertemuan bahkan ketika Anda benua jauh dari peserta lain. Tapi yang datang dengan mengatur sendiri masalah. Rogelberg menganjurkan karyawan remote menjadi video jika mungkin, sebagai lawan suara. “Kami ingin orang-orang menyadari bahwa mereka tidak anonim,” katanya. Ketika orang merasa seperti mereka bisa berbaur dengan latar belakang, mereka bisa jatuh tunduk pada fenomena kemalasan sosial, “kecenderungan manusia untuk mengurangi usaha dan motivasi ketika bekerja di sebuah kolektif,” seperti Rogelberg menjelaskan dalam buku ini. Untuk membuat karyawan terpencil merasa dimasukkan sebagai di-orang peserta, pemimpin pertemuan perlu meminta orang untuk mengidentifikasi diri mereka sebelum berbicara, sehingga kontribusi diberi nama, Rogelberg kata. Mereka juga dapat membawa kontribusi yang datang melalui pesan pada layanan seperti Slack. “Pemimpin rapat harus sepenuhnya merangkul peran mereka sebagai pengendali lalu lintas udara,” katanya. Kurangi kehadiran pertemuan kembung dengan mempertimbangkan yang benar-benar perlu di pertemuan dan yang perlu disimpan dalam lingkaran. Angka yang sebenarnya bervariasi. Rogelberg mencatat bahwa Google merekomendasikan tidak lebih dari 10 orang hadir. Amazon memiliki “dua-pizza aturan” untuk menjaga pertemuan di bawah jumlah orang dua pizza dapat memberi makan. “Tidak ada angka ajaib per se, karena itu tergantung pada apa yang Anda coba untuk mencapai,” kata Rogelberg. “Setelah pertemuan mulai mendapatkan lebih besar dari delapan orang, keterampilan fasilitasi yang diperlukan benar-benar tinggi. Dan kebanyakan orang tidak memiliki keterampilan.”Terus orang-orang yang tidak hadir dalam lingkaran dengan menyediakan menit pertemuan apa yang diputuskan, Rogelberg kata. Untuk pertemuan perencanaan berikutnya, coba gunakan diam untuk keuntungan Anda dan memiliki orang-orang diam-diam menuliskan ide-ide mereka sebelum berbagi mereka. meta-analisis lainnya telah menemukan bahwa curah pendapat virtual dapat meningkatkan kreativitas dibandingkan dengan tatap muka brainstorming. Ketika Anda menulis ide Anda ke bawah, Anda mungkin dapat berbicara lebih bebas tanpa struktur menunggu satu orang selesai berbicara atau tanpa rasa takut bahwa ide yang tidak populer Anda tidak sebaik orang lain. “Ketika orang-orang bertukar pikiran secara lisan, hanya begitu banyak orang dapat berbicara sekaligus,” kata Rogelberg. Jangan merasa seperti Anda harus menyelesaikan pertemuan yang telah tergelincir pada kesimpulan pahit. “Ini OK untuk mengakhiri pertemuan jika itu benar-benar disfungsional,” kata Rogelberg. “Terus terang itu OK jika pemimpin yang mengatakan, ‘Kau tahu apa, mengapa kita tidak berhenti di sini. Kami sudah mampu menutupi ini, ini, dan ini. ‘”Terima kerugian Anda sehingga Anda dapat bergerak dan merencanakan lebih efektif untuk yang berikutnya. Jangan merasa seperti Anda harus menyelesaikan pertemuan yang telah tergelincir pada kesimpulan pahit. “Ini OK untuk mengakhiri pertemuan jika itu benar-benar disfungsional,” kata Rogelberg. “Terus terang itu OK jika pemimpin yang mengatakan, ‘Kau tahu apa, mengapa kita tidak berhenti di sini. Kami sudah mampu menutupi ini, ini, dan ini. ‘”Terima kerugian Anda sehingga Anda dapat bergerak dan merencanakan lebih efektif untuk yang berikutnya. Jangan merasa seperti Anda harus menyelesaikan pertemuan yang telah tergelincir pada kesimpulan pahit. “Ini OK untuk mengakhiri pertemuan jika itu benar-benar disfungsional,” kata Rogelberg. “Terus terang itu OK jika pemimpin yang mengatakan, ‘Kau tahu apa, mengapa kita tidak berhenti di sini. Kami sudah mampu menutupi ini, ini, dan ini. ‘”Terima kerugian Anda sehingga Anda dapat bergerak dan merencanakan lebih efektif untuk yang berikutnya.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *